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Niveles de seguridad en destructoras de documentos

Nivel de Seguridad


Al igual que para el tamaño del papel, los distintos niveles de destrucción de documentos y archivos siguen las normas de estandarización DIN. Estas siglas son las correspondientes al Deutsches Institut für Normung o Instituto Alemán para la Estandarización.

En el caso de la destrucción documental, existen cinco niveles de seguridad, y cada uno de los cuales contempla un distinto grado de trituración del papel. En este artículo explicaremos las particularidades de cada uno de los cinco niveles y en qué casos concretos deben aplicarse.

Niveles 1, 2 y 3

En el primer nivel de destrucción nos encontramos con los documentos que deben convertirse en ilegibles, una vez terminado su plazo de uso. Suelen ser escritos generales y cuyo contenido no es vital para la empresa. La normativa DIN 32757-1 contempla que los restos no deben ser más grandes de 2.000 mm². Si el corte se hace en tiras, éstas deben medir10,5 mmpor 40-80 mm.

El nivel 2 afecta a documentos internos de una empresa que deban hacer se ilegibles. Por ejemplo, en esta categoría entran las listas de datos del personal o las copias inservibles. Las partículas resultantes deben ser menores de 800 mm²; por ejemplo, en tiras de 28 por28 mm.

El tercer nivel de destrucción ya implica que los datos contenidos en los documentos pueden ser más comprometedores para la intimidad de algunas personas. La ley establece este nivel para archivos con contenidos relativos a datos particulares, tanto de personal interno como externo (clientes o proveedores). Los restos no pueden sobrepasar los 594 mm².

Máxima seguridad: 4 y 5

Los niveles 4 y 5 de la normativa DIN 32757-1 afectan a documentos secretos que deben ser destruidos para evitar problemas graves. El cuarto se aplica a documentos que pueden poner en peligro la propia existencia de la empresa. Las partículas deben ser inferiores a los 30 mm², lo que supone una diferencia importante con el nivel inmediatamente anterior.
El último nivel de esta escala afecta a documentos de alto secreto, con unas características de seguridad muy especiales. La destrucción de este tipo de archivos implica unos niveles muy altos de seguridad. Muy pocas empresas e instituciones en el mundo ofrecen este servicio, ya que supone convertir en polvo los documentos destruidos y debe hacerse siguiendo unas normas muy rígidas.

La elección de los niveles 1 y 2 es la correcta para documentación standard.

Para documentos de alta confidencialidad, los niveles del 3 al 5 son los que Ud. necesita.

Para descargar nuestra destructora de escritorio para su pc haga click en la imagen siguiente, esta aplicación le permite borrar con seguridad los documentos que lance a la papelera de reciclaje en windows.

http://www.ebaspain.com/Imagenes/file/SETUP.EXE?PHPSESSID=egi0o7ie64lorlfui23ervahp5

Nivel de seguridad 1
Máximo ancho de tira de12 mm
 
Nivel de seguridad 2
Máximo ancho de tira de6 mm
 
Nivel de seguridad 3
Máximo ancho de tira de2 mm
 
Nivel de seguridad 3
Máximo tamaño de particula de 4 x80 mm
 
Nivel de seguridad 4
Máximo tamaño de particula de 2 x15 mm
 
Nivel de seguridad 5
Máximo tamaño de particula de 0.8 x13 mm
 
Nivel de seguridad 6
Máximo tamaño de particula de 0.8 x5 mm
 

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Las empresas descuidan la seguridad en papel

La mayoría de las empresas almacena información personal y confidencial de sus clientes y empleados como nombres, direcciones, números de teléfono, números de seguros, cuentas bancarias, etc.

Fellowes, fabricante estadounidense de destructoras de documentos y productos de ergonomía, ha desvelado cómo las empresas siguen poniendo en riesgo la información confidencial que manejan tanto corporativa como de sus empleados y clientes.

Un estudio que la compañía ha llevado a cabo en empresas del Reino Unido, ha puesto de manifiesto cómo la protección de la información confidencial en papel sigue siendo una asignatura pendiente para muchas organizaciones.

“La mayoría de las compañías almacena información personal y confidencial de sus clientes y empleados, como nombres, direcciones, números de teléfono, números de seguros, cuentas bancarias, etc. Por ello, es importante que las organizaciones sean responsables a la hora de gestionar y almacenar datos tan sensibles”, afirma Héctor Barak, director general de Fellowes Ibérica. Sin embargo, según este estudio, el 40% de las compañías británicas ponen en riesgo las identidades de sus clientes y empleados tirando documentos con información sensible a la basura.

Y es que si algún documento que contenga datos como números de DNI, de cuentas bancarias o números de la seguridad social, cae en manos inadecuadas, puede ser utilizado para solicitar créditos, abrir cuentas paralelas y un sinfín de actividades fraudulentas, robando así la identidad de la víctima.

Asimismo, este riesgo no sólo afecta a personas individuales, ya que los delincuentes también pueden hacerse con información confidencial de la compañía para dañar su buen nombre y obtener bienes y servicios a crédito a través de los proveedores de la organización. Pero el riesgo no termina aquí, ya que los delincuentes pueden obtener firmas de los registros públicos para meterse en las cuentas bancarias de la compañía, haciéndose pasar por uno de los titulares.

Algunos datos sobre el robo de identidad

El robo de identidad se ha constituido como un delito creciente que cada año supone el coste de más de 1.000 millones de euros en Reino Unido según fuentes estatales. Por ello, no es de extrañar que según este estudio el 81% de la población británica muestre una cierta preocupación ante el hecho de ser víctima de un robo de identidad. De hecho, este delito preocupa más a la población que los atracos o los robos de cartera.

Sin embargo, todavía son muchos los que tiran a la basura documentos personales e incluso, el 22% de la población accede a sus cuentas bancarias desde el trabajo o en cibercafés con el consiguiente riesgo. Y es que estos riesgos no se deberían tomar a la ligera, ya que según un estudio de la agencia de crédito Experian, se tarda una media de 467 días en descubrir que se ha sido víctima de un robo de identidad, por lo que tratar la información de manera diligente resulta de vital importancia.

Para evitar posibles situaciones de riesgo, y que los documentos con datos personales caigan en manos inadecuadas, los expertos recomiendan a las compañías la destrucción de toda la documentación sensible y susceptible de ser utilizada en contra de la persona ya esté recogida en papel, CD o DVD, a través de dispositivos como las destructoras de documentos.

Fuente: Comunicae

Sólo el 17,8% de las empresas españolas toma medidas que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal

Sólo el 17,8% de las compañías españolas adopta medidas técnicas y organizativas que garantizan la seguridad de los datos de carácter personal que manejan y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

Ésta es la principal conclusión que se extrae del  estudio elaborado por Sigma Data Security Consulting sobre cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante, LOPD).

El hecho de que cerca de un tercio de las organizaciones en España tire a la basura ficheros con datos de carácter personal, a pesar de que la LOPD castigue este comportamiento con multas de hasta 600.000 euros, pone de relieve el escaso grado de compromiso sobre la protección de datos, y la destrucción de documentos de las empresas españolas.

Según el mencionado informe, del 19,30% de  las empresas que manifiesta haber  inscrito sus ficheros en el Registro General de Protección de datos (tal y como se recoge en el artículo 26.1 de la LOPD) sólo un 17,8% toma medidas para salvaguardar su confidencialidad e integridad, tal y como establece el artículo 9 de la misma norma.  Esto significa que todavía hoy un cierto número de empresas, conscientes de que tienen obligaciones en materia de protección de datos, se limitan a cumplir la “más visible” de éstas sin realizar un verdadero trabajo de adaptación con los peligros y sanciones que ello conlleva.

El incumplimiento de la ley supone una vulneración de los derechos de los clientes, empleados y proveedores, con los riegos legales que conlleva, según ha expuesto Héctor Barak, Director General de Fellowes Iberia.

Además, “puede resultar peligroso para la propia empresa, ya que son numerosos los casos de espionaje que se han dado entre compañías que han  accedido a información confidencial mediante CD´s, documentos y dispositivos de almacenamiento masivo que no han sido destruidos correctamente”.

Asimismo, el hallazgo de documentos confidenciales en la vía pública también revela la escasa concienciación que existe entre las empresas de la importancia de una política de destrucción de papel, en la que se especifique cómo y qué documentos deben ser destruidos.

 Fuente: EFE y http://www.cibersur.com

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